User Statistics

There are no active users for this period.

Upcoming Events Upcoming Events

Back

Ký hợp đồng online có những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, ký hợp đồng online đang dần trở thành một xu thế với nhiều điểm nổi trội so với phương thức ký hợp đồng giấy truyền thống. Vậy cách thức ký hợp đồng này đem lại lợi ích gì và giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề nào?

Hợp đồng (Contract) là gì? Phân loại hợp đồng

**I. Lợi ích khi ký hợp đồng online** #

Hợp đồng online mang lại rất nhiều lợi ích trong công việc kinh doanh, đặc biệt khi hầu hết các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. Hiểu một cách đơn giản, khi ký hợp đồng online, các bên tham gia sẽ sử dụng các phương tiện điện tử như điện thoại, máy tính, tablet... có kết nối internet thay vì gặp mặt trực tiếp để ký.

Về loại chữ ký khi sử dụng loại hợp đồng này, có nhiều dạng chữ ký các bên có thể dùng như chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký âm thanh, ... hay các hình thức chữ ký khác được pháp luật công nhận. Một số lợi ích khi ký bằng hợp đồng online có thể kể đến là:

✅Lợi ích khi ký hợp đồng bằng phương thức online
✅Tiện lợi và nhanh chóngHợp đồng online có thể được ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần các bên tham gia phải gặp nhau
✅Tiết kiệm thời gian, chi phíMọi bước trong quá trình ký kết hợp đồng online đều được thực hiện thông qua internet. Doanh nghiệp không cần phải in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu tối đa thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng
✅Dễ dàng tra cứu, tìm kiếmKhông cần phải lôi cả “núi” hợp đồng lưu trữ và mò mẫm tìm kiếm. Chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là có thể biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng nhanh chóng, chính xác.
✅Đảm bảo khi có tranh chấpNhững nhà cung cấp uy tín đều cung cấp tính năng lưu lại lịch sử ký (tên, công ty, địa chỉ IP, thời gian ký …) khi ký hợp đồng online. Vậy nên nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có đủ bằng chứng.

Đặc biệt hơn, khi dịch covid 19 đang hoành hành như hiện nay, ký hợp đồng online sẽ giúp các bên tham gia giao kết hạn chế tiếp xúc và đảm bảo an toàn sức khỏe.

**II. Giá trị pháp lý khi ký hợp đồng online theo quy định của pháp luật Việt Nam** #

Theo Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

Tại Điều 14 Luật này cũng quy định

Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.

Theo như hai điều khoản trên, tính pháp lý của hợp đồng online có giá trị như hợp đồng truyền thống. Bên cạnh đó, hợp đồng online được pháp luật cho phép sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên không thực hiện đúng những thỏa thuận hay vi phạm những điều khoản được quy định trên hợp đồng. Các lĩnh vực được sử dụng hợp đồng online khá đa dạng như: kinh doanh, thương mại, dân sự, ...

**III. Hướng dẫn ký hợp đồng online?** #

Để ký hợp đồng online, bên trình ký hợp đồng cần tạo lập hợp đồng sử dụng phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng. Bên nhận hợp đồng dù có sử dụng hay không sử dụng phần mềm vẫn hoàn toàn có thể thực hiện việc ký kết. Ngoài ra, các bên cũng cần sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử để thực hiện ký.

**1. Nên sử dụng chữ ký số hay chữ ký điện tử?** #

Chữ ký sốChữ ký điện tử
Chữ ký số khóa công khai (hay hạ tầng khóa công khai) là mô hình sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai - bí mật và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật.Chữ ký điện tử (tiếng Anh: electronic signature) là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video...) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử.

Từ định nghĩa về chữ ký số và chữ ký điện tử, không khó để thấy rằng chữ ký số có khóa mật mã nên không thể bị giả mạo. Trong khi đó, chữ ký điện tử (chữ ký hình ảnh, âm thanh) không có khóa mật mã nên có thể dễ dàng bị giả mạo. Vì vậy, nếu hợp đồng có giá trị lớn và có thể được sử dụng làm bằng chứng giải quyết tranh chấp thì chữ ký số được ưu tiên sử dụng.

**2. Phân cấp, phân quyền và tạo luồng ký:** #

Khi sử dụng hợp đồng online, người dùng hoàn toàn có thể phân cấp, phân quyền truy cập, tạo luồng ký, theo dõi và tra cứu hợp đồng, cũng như giới hạn đối tượng tra cứu tùy vào từng loại hồ sơ và hợp đồng. Các tính năng trên giúp đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho người dùng.

**3. Quy trình ký hợp đồng online gồm các bước:** #

  • Bước 1: Tạo/upload hợp đồng dạng PDF từ máy tính hay các thiết bị điện tử khác
  • Bước 2: Thiết kế luồng xem, và ký các bên liên quan
  • Bước 3: Gửi email, thông báo đến các bên liên quan
  • Bước 4: Ký điện tử hoặc ký số ngay trên máy tính bàn, laptop, smartphone
  • Bước 5: Gửi và nhận hợp đồng đã hoàn thiện đầy đủ chữ ký thông qua phần mềm

**IV. Lời kết** #

Ký hợp đồng online có nhiều ưu điểm và đem lại nhiều lợi ích rất thiết thực cho người sử dụng. Hy vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp có thể tự tin áp dụng phương thức ký hợp đồng online vào hoạt động thường ngày để tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời nâng cao hiệu suất kinh doanh. Tham khảo thêm các thông tin khác về hợp đồng online tại MISA AMIS .